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Akteneinlagerung

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Akteneinlagerung Frankfurt

Frankfurt ist als Finanz- und Wirtschaftszentrum der Sitz vieler Unternehmen, deren Geschäftsbetrieb eine Unmenge von Dokumenten erzeugt. Wie viele Aktenordner es in der Rhein-Main-Metropole insgesamt gibt, hat sich wohl noch nie ein Mensch auszurechnen getraut. Dass Aktenarchivierung, Akteneinlagerung und Archivorganisation wichtige Aspekte jeder Unternehmensorganisation sind, ist allgemein bekannt. Wer für sein Unternehmen Zeit und Raum sparen will, überlässt die Archivbetreuung professionellen Unternehmen, die sich auf das Lagern von Akten spezialisiert haben.

Die Vorteile einer Auslagerung der Archivorganisation liegen auf der Hand: Im Laufe der Zeit entsteht bei jedem Unternehmen eine große Menge von Aktenordnern mit wichtigen Daten. Diese Daten müssen – zu eigenen Zwecken, aber auch nach den gesetzlichen Vorschriften – aufbewahrt werden. Auch wenn Geschäftsvorfälle abgeschlossen sind und vielleicht schon Jahre zurückliegen, kann eine vorliegende Dokumentation bei Bedarf sehr hilfreich sein – zur eigenen Informationsgewinnung und manchmal auch zu Beweiszwecken. Der Platzbedarf für die Ordner ist groß. Nach gewissen Zeiträumen sieht das Datenschutzgesetz für bestimmte Daten vor, dass diese gelöscht werden müssen.

Akteneinlagerung ist eine Tätigkeit mit vielen Aspekten. Unternehmen für Aktenarchivierung und -lagerung übernehmen nämlich nicht nur die Akten selbst, sondern auch den größten Teil der Verantwortung. Das Outsourcing der Akteneinlagerung sollte deshalb wohlüberlegt sein. Es sollten nur solche Betriebe für diese Aufgabe ausgewählt werden, die die gesetzlichen Bestimmungen gewissenhaft einhalten und besonders vertrauensvoll sind. Erfahrene Betriebe für Aktenlagerung und Archivorganisation verfügen über besondere Kenntnisse. Moderne Software, die auf Akten-Datenbänke zurückgreift, erleichtert dabei den schnellen Zugriff auf die gewünschten Unterlagen. Auch das Aktenmanagement verläuft heute zum größten Teil digital.

Gerade in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet kann Aktenarchivierung in Eigenregie schnell teuer werden. Denn die Raumkosten sind in der Finanzmetropole besonders hoch. Dazu kommen Kosten für die Archivbetreuung. Das Outsourcing der Aktenlagerung macht sich für Unternehmen sehr schnell bezahlt. Die Suche nach bestimmten Unterlagen kostet im Arbeitsalltag immer wieder wertvolle Zeit, die für das Kerngeschäft eines Unternehmens verloren geht. Eine externe Archivierung großer Aktenbestände dagegen spart Raum- und Arbeitskosten. Schon bei der Lagerung der Akten können ausgeklügelte Methoden dafür sorgen, dass nur der unbedingt nötige Platz in Anspruch genommen wird.

Das Auslagern der Archivbetreuung ist vor allem in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet sehr beliebt. Die Gründe für das Lagern von Ordnern in einem externen Aktenlager können vielfältig sein. Bei Insolvenzen ist es von entscheidender Bedeutung, dass trotz Auszugs des Unternehmens aus den Geschäftsräumen auf die Geschäftsunterlagen während des Insolvenzverfahrens zugegriffen werden kann. Oft ist es einfach nur die Menge der Aktenordner, die eine Aufbewahrung der Dokumente in den Geschäftsräumen des Unternehmens nicht mehr möglich macht. In diesen Fällen ist das Know-how von spezialisierten Unternehmen gefragt.

Unternehmen, die Ihre Akteneinlagerung outsourcen wollen, sollten sich bei der Auswahl des Dienstleisters an einigen Punkten orientieren, an der sich die Qualität der Akteneinlagerung messen lässt:

  • Moderne Digitalisierung der Akten, die einen schnellen Zugriff erlaubt
  • Der Transport und die Lagerung der Akten müssen sicher sein
  • Die Verfügbarkeit der Akten muss stets gegeben sein
  • Gewährleistung einer eventuellen Aktenvernichtung nach den Vorschriften des BDSG
  • Aufbewahrungsfristen für Akten müssen eingehalten werden

Eine digitale Datenbank mit den Inhalten der eingelagerten Akten erlaubt einen jederzeitigen Zugriff – auch per Stichwortsuche. Bei Bedarf können benötigte Akten beim Akteneinlagerungsunternehmen angefordert werden. Diese werden in kürzester Zeit angeliefert – eine zeitaufwendige Suche durch eigene Mitarbeiter entfällt hierbei völlig. Die professionelle Einlagerung von Akten bietet sich deshalb nicht nur für große Unternehmen an, sondern ist auch für kleinere Büros eine gute Alternative. Denn Akteneinlagerung kostet Zeit, Raum und Personal. Die Kosten für professionelle Einlagerung von Akten werden sehr schnell durch das Ausnutzen freigewordener Ressourcen ausgeglichen.

Fachfirmen für Akteneinlagerung im Großraum Frankfurt finden Sie hier im Branchenkompass Frankfurt.