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Aktenvernichtung

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Aktenvernichtung Frankfurt

Behörden und öffentliche Einrichtungen, aber auch Privatunternehmen führen in der Regel einen großen Datenbestand. Als Datenträger waren früher nur Akten aus Papier üblich, heutzutage sind die meisten Informationen elektronisch gesichert. Mit der Zeit häuft sich eine große Menge von Aktenordnern, Altakten und Behältern für diese Akten an. Aber auch die Festplatten von Computer, CDs oder Disketten sind Datenträger, die nach einer gewissen Zeit entsorgt werden müssen. Selbstverständlich dürfen diese nicht einfach in den Müll geworfen werden. Um zu verhindern, dass durch Aktenentsorgung oder Dokumentenvernichtung Unbefugte an geschützte Daten gelangen, gibt es Vorschriften für den Datenschutz, die sorgfältig und gewissenhaft eingehalten werden müssen. Wenn ein Unternehmen bei der Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung fahrlässig handelt, können Bußgelder oder Strafen drohen.

Professionelle Unternehmen für Aktenvernichtung sind in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet damit beschäftigt, die Entsorgung von Datenträgern zu übernehmen. Besonders wichtig ist dabei eine streng vertrauliche und vor allem zeitnahe Vernichtung des Materials. Nach der Abholung sollten in der Regel nicht mehr als 24 Stunden vergehen, bis die Datenträger restlos beseitigt sind. Denn Aktenentsorgung ist praktizierter Datenschutz. Und jede Aktenvernichtung ist immer mit einem potenziellen Risiko verbunden – genauso wie die unbefugte Aufbewahrung von sensiblen Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitpunkt hinaus. Öffentliche Datenschutzbeauftragte kontrollieren regelmäßig die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen bei den Entsorgungsbetrieben. So ist auch in Frankfurt und im gesamten Rhein-Main-Gebiet eine zuverlässige Einhaltung der Gesetzes- und Sicherheitsstandards stets gewährleistet.

Zur Dienstleistung dieser Unternehmen gehören auch Beratung und Informationen. Hierfür arbeiten Entsorgungsbetriebe mit Juristen zusammen. In vielen Gesetzen finden sich nämlich Normen, die Aufbewahrungsfristen für Daten aus bestimmten Bereichen vorschreiben. Wegen des Datenschutzes müssen Aktenvernichtungsunternehmen als Entsorgungsfachbetriebe zertifiziert sein. Diese Zertifizierung gewährleistet, dass Aktenvernichtung, Festplattenvernichtung und Dokumentenvernichtung nach den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vorgenommen werden. Eine sehr große Rolle spielt hier der Paragraf 5 des Bundesdatenschutzgesetzes: Mitarbeiter von Entsorgungsfachbetrieben müssen auf Verschwiegenheit verpflichtet werden. So kann jedes Unternehmen sichergehen, dass vertrauliche Daten zuverlässig und gesetzeskonform vernichtet werden. Diskretion ist dabei nicht nur Ehrensache, sondern vom Gesetzgeber vorgeschrieben.

Dienstleistungen im Bereich der Aktenvernichtung bestehen daher nicht nur aus bloßer Papierentsorgung, Recycling oder der Vernichtung von geschäftlichen Unterlagen. Vor der Datenvernichtung muss geprüft werden, ob die gesetzlichen Vorgaben für die Akteneinlagerung eingehalten wurden. Außerdem muss ein Unternehmen für Aktenvernichtung – nicht nur in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet – stets gewährleisten, dass die Akten vollständig und unwiderruflich vernichtet werden. Und schon beim Transport der Datenträger müssen Sicherheitsvorschriften eingehalten werden. Vernichtung bedeutet, dass die Datenträger nicht wieder so hergestellt werden können, dass die dort festgehaltenen Informationen lesbar sind.

Unternehmen in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet sollten bei der Auswahl von Entsorgungs-Dienstleistern vor allem auf folgende Punkte achten:

  • Durchführung der Aktenvernichtung gemäß BDSG und DIN 66399
  • Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb
  • Zügiges Vernichten des Materials, möglichst noch am selben Tag
  • Dokumentation des gesamten Vorgangs der Akten- bzw. Datenvernichtung

In der Praxis wird zwischen der mobilen und der stationären Aktenvernichtung unterschieden. Bei der mobilen Datenträgervernichtung erfolgt die Arbeit direkt vor Ort. Ein großer Vorteil dieser Alternative ist es, dass sich der Inhaber der zu vernichtenden Daten direkt von der Qualität der Maßnahmen überzeugen kann. Er kann mit eigenen Augen verfolgen, wie das sensible Material restlos beseitigt wird. Nicht nur Akten und Dokumente aus Papier, sondern auch CDs, Disketten oder ganze Festplatten können auf diese Weise vernichtet werden. Bei der stationären Aktenvernichtung spielt insbesondere der Transport in gesicherten Behältern eine große Rolle. Diese Art der Aktenvernichtung bietet sich insbesondere dann an, wenn große Mengen von Datenträgern zerstört werden sollen.

Fachfirmen für Aktenvernichtung im Großraum Frankfurt finden Sie hier im Branchenkompass Frankfurt.